Microsoft SharePoint: una intranet para tu empresa【Guía】

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En un mundo cada vez más conectado y colaborativo, las organizaciones buscan constantemente herramientas que les permitan optimizar la gestión de sus procesos y promover la colaboración interna de manera eficiente. En este sentido, Microsoft SharePoint se ha convertido en una plataforma líder que ofrece una amplia gama de soluciones para la gestión de contenido, la colaboración y la automatización de procesos empresariales.

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Microsoft SharePoint: Qué es y para qué sirve

TABLA DE CONTENIDOS

• Qué es SharePoint y para qué sirve
• Funciones y características de SharePoint
• Qué aporta SharePoint a la colaboración interna de tu empresa
• Beneficios de usar SharePoint
• ¿Microsoft SharePoint: online y de escritorio

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Qué es SharePoint y para qué sirve

SharePoint es una plataforma desarrollada por Microsoft que se utiliza para crear sitios web y portales corporativos, permitiendo a las organizaciones compartir, organizar y administrar información y documentos de manera centralizada. Es una herramienta altamente versátil que se adapta a las necesidades de cualquier tipo de empresa, ya sea pequeña, mediana o grande, y que te ayuda a crear intranets para organizar a tus equipos.

SharePoint se basa en el concepto de sitios y subsitios, donde cada sitio puede contener diferentes tipos de contenido, como documentos, listas, bibliotecas, flujos de trabajo y aplicaciones personalizadas. Esta estructura jerárquica facilita la organización de la información y la colaboración entre los miembros del equipo, promoviendo la eficiencia y el trabajo en equipo.

Funciones y características de SharePoint

Gestión de contenido

Una de las principales funciones de SharePoint es la gestión de contenido. Permite a las organizaciones crear, almacenar y compartir documentos de manera centralizada, eliminando la necesidad de utilizar carpetas compartidas o correos electrónicos para colaborar en proyectos. SharePoint ofrece potentes herramientas de búsqueda y recuperación de información, lo que facilita el acceso a los documentos relevantes en el momento adecuado.

Colaboración

SharePoint fomenta la colaboración interna al proporcionar herramientas para compartir y editar documentos de forma simultánea. Varios miembros del equipo pueden trabajar en un mismo documento al mismo tiempo, lo que acelera los procesos y reduce la necesidad de enviar múltiples versiones por correo electrónico. Además, SharePoint ofrece características de seguimiento de cambios, notificaciones y comentarios, lo que facilita la comunicación y la revisión de documentos.

Automatización de procesos empresariales

Otra característica destacada de SharePoint es su capacidad para automatizar procesos empresariales. A través de flujos de trabajo personalizables, las organizaciones pueden diseñar y automatizar tareas y procesos, como la aprobación de documentos, la gestión de solicitudes y la creación de informes. Esto no solo ahorra tiempo y reduce errores, sino que también mejora la eficiencia y la productividad del equipo.

Integración con otras aplicaciones de Microsoft

SharePoint se integra estrechamente con otras aplicaciones de Microsoft, como Microsoft Teams, Outlook y Office 365. Esto facilita la colaboración entre diferentes herramientas y permite a los usuarios acceder a SharePoint directamente desde aplicaciones familiares, lo que agiliza los flujos de trabajo y mejora la productividad. Por ejemplo, se puede compartir un documento de SharePoint en un canal de Microsoft Teams o adjuntarlo directamente en un correo electrónico desde Outlook.

Qué aporta SharePoint a la colaboración interna de tu empresa

SharePoint ofrece numerosas ventajas cuando se trata de fomentar la colaboración interna en una empresa. Al proporcionar una plataforma centralizada para compartir y colaborar en documentos, SharePoint rompe las barreras de comunicación y facilita la colaboración en tiempo real. Los miembros del equipo pueden acceder y editar documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que promueve la flexibilidad y el trabajo remoto.

Además, SharePoint proporciona herramientas para la creación de sitios y comunidades online, donde los empleados pueden compartir conocimientos, realizar anuncios importantes y participar en discusiones. Esto promueve un entorno de trabajo colaborativo y fomenta el intercambio de ideas entre los miembros del equipo.

Ejemplo práctico de uso de SharePoint en una pyme

Para ilustrar cómo una empresa puede utilizar SharePoint en la práctica, vamos a usar el ejemplo de una empresa de desarrollo de software ficticia llamada "TechSolutions". TechSolutions tiene múltiples equipos de desarrollo trabajando en diferentes proyectos al mismo tiempo, y necesitan una forma eficiente de gestionar y colaborar en la creación de documentos, realizar un seguimiento de los cambios y facilitar la comunicación entre los miembros del equipo.

Con SharePoint, TechSolutions puede crear un sitio dedicado para cada proyecto en desarrollo. Cada sitio contendrá documentos, listas y flujos de trabajo específicos del proyecto.

• Gestión de documentos: TechSolutions puede utilizar bibliotecas de documentos en SharePoint para almacenar y organizar todos los documentos relacionados con cada proyecto. Por ejemplo, pueden tener una biblioteca de documentos para especificaciones de requisitos, otra para diseños de software y otra para manuales de usuario. Los miembros del equipo pueden acceder fácilmente a los documentos relevantes y realizar cambios en tiempo real.
• Colaboración en documentos: Cuando varios miembros del equipo necesitan trabajar juntos en un documento, SharePoint permite la colaboración simultánea. Por ejemplo, si el equipo de desarrollo necesita crear una documentación técnica para un nuevo producto, pueden utilizar SharePoint para editar el documento de manera colaborativa. Cada miembro del equipo puede ver los cambios en tiempo real, agregar comentarios y recibir notificaciones sobre las actualizaciones.
• Seguimiento de cambios y versiones: Con SharePoint, TechSolutions puede realizar un seguimiento de los cambios realizados en los documentos y mantener un historial de versiones. Esto es especialmente útil cuando varios miembros del equipo están trabajando en un documento y necesitan mantener un registro de las modificaciones. Si en algún momento necesitan retroceder a una versión anterior del documento, pueden acceder fácilmente al historial de versiones y restaurar la versión deseada.
• Flujos de trabajo automatizados: SharePoint permite a TechSolutions automatizar los flujos de trabajo internos. Por ejemplo, cuando se completa una etapa en el desarrollo de un proyecto, pueden configurar un flujo de trabajo en SharePoint para que se envíe automáticamente una notificación al siguiente equipo o persona responsable. Esto agiliza el proceso y garantiza que todos estén al tanto de las tareas pendientes y los plazos.
• Comunicación y discusión: SharePoint proporciona herramientas de comunicación integradas, como la posibilidad de crear foros de discusión y blogs. TechSolutions puede aprovechar estas funciones para fomentar la comunicación entre los miembros del equipo, compartir conocimientos, plantear preguntas y mantener a todos actualizados sobre los avances y desafíos de cada proyecto.

Beneficios de usar SharePoint

Centralización de la información

SharePoint permite centralizar la información en un único lugar, lo que evita la dispersión de documentos en diferentes ubicaciones y facilita la gestión y búsqueda de información relevante. Esto reduce el tiempo dedicado a buscar documentos y mejora la eficiencia de los procesos internos.

Mayor productividad y eficiencia

Al proporcionar herramientas de colaboración y automatización de procesos, SharePoint mejora la productividad y la eficiencia de los equipos de trabajo. La capacidad de colaborar en tiempo real, realizar un seguimiento de los cambios y automatizar tareas repetitivas permite ahorrar tiempo y recursos, lo que se traduce en un aumento de la eficiencia operativa.

Seguridad y control de acceso

SharePoint ofrece características avanzadas de seguridad y control de acceso a la información. Los administradores pueden definir niveles de permisos y roles para garantizar que solo los usuarios autorizados puedan acceder y modificar documentos sensibles. Además, SharePoint realiza copias de seguridad automáticas y permite recuperar versiones anteriores de documentos en caso de errores o modificaciones no deseadas.

Escalabilidad y personalización

SharePoint es altamente escalable y se adapta a las necesidades cambiantes de una organización. Permite crear sitios y subsitios personalizados, agregar nuevas funcionalidades mediante aplicaciones y desarrollar flujos de trabajo específicos. Esto significa que SharePoint puede crecer y evolucionar junto con tu empresa, brindando soluciones adaptadas a tus requerimientos específicos.

Microsoft SharePoint: online y de escritorio

Microsoft SharePoint está disponible en dos versiones: SharePoint Online y SharePoint de escritorio.

SharePoint Online con el Plan de Empresa Básico

SharePoint Online es la versión basada en la nube de SharePoint, que se integra estrechamente con otros servicios en la nube de Microsoft, como Office 365. Permite acceder a SharePoint desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo con conexión a Internet, lo que lo convierte en una solución flexible y escalable para empresas de todos los tamaños.

SharePoint de escritorio con el Plan de Empresa Estándar

SharePoint de escritorio, por otro lado, es una versión local que se instala y ejecuta en los servidores de una organización. Proporciona un mayor control sobre la infraestructura y permite personalizaciones más avanzadas. Esta versión es adecuada para organizaciones que requieren un mayor grado de personalización y tienen la capacidad de administrar su propia infraestructura de servidores.

Conclusión

En resumen, Microsoft SharePoint es una potente plataforma que ofrece soluciones completas para la gestión de contenido, la colaboración y la automatización de procesos empresariales. Su capacidad para centralizar la información, fomentar la colaboración interna y mejorar la productividad la convierte en una herramienta invaluable para cualquier organización. Ya sea que elijas utilizar SharePoint Online o SharePoint de escritorio, las ventajas y beneficios que obtendrás son evidentes.

Implementar SharePoint en tu empresa te permitirá optimizar tus procesos internos y mejorar la colaboración entre los miembros del equipo.