¿Cómo crear tu cuenta de correo profesional?

Desde Axarnet te explicamos cómo crear tu cuenta de correo profesional y por qué debes contar con este servicio. Los emails corporativos son parte de la imagen de tu negocio porque le aportan personalidad. Contrario a lo que puedas pensar, configurarlo no es complicado y las ventajas que tienen son enormes.

Correo profesional: cómo crearlo y por qué es importante tener uno si eres un autónomo o tienes una empresa

Cuentas de correo corporativo: ¿por qué debes tener una?

¿Utilizas tu correo personal para comunicarte con clientes de tu negocio? ¿Te has fijado cómo esto afecta la imagen de tu marca o empresa? Contar con una cuenta de correo profesional dice mucho más de lo que imaginamos. Le aporta ese toque de seriedad que necesitan tus comunicaciones.

Colócate en el lugar de tus clientes y dinos en quién confías más: en un sitio web que utilice una cuenta de correo genérica (plataformas gratuitas) o una que tenga una firma profesional; por ejemplo, info@mi-negocio.com. Con seguridad escogerás la última opción. Entonces, ¿por qué no ofrecerle esa alternativa a tus contactos?

Acompáñanos a evaluar algunas de las ventajas que obtendrás al crear tu cuenta de correo profesional:

• El primer beneficio es el más evidente: tu web o negocio obtendrá una imagen más profesional. Generas confianza y mejoras la relación con los clientes.
• Al proyectar mayor confianza, te será más sencillo conseguir nuevos clientes.
• Al contar con un email hosting puedes configurar varias cuentas para ti y tus colaboradores. Así como para distintas secciones de tu web: atención al cliente, ventas, información, etc.
• Tendrás acceso al buzón desde la plataforma del hosting o a través de programas diseñados para este objetivo, como es el caso de Thunderbird.
• En este mismo sentido, tienes la posibilidad de redireccionar el correo hacia una cuenta existente. De esta manera, accedes y envías mensajes desde tu dirección habitual como si lo hicieras desde el correo corporativo.
• Niveles de seguridad óptimos. Debido a que la cuenta de correo corporativo está alojada en un hosting, el proveedor se encargará de vigilar la seguridad. Es decir, mantener el antivirus actualizado y rastrear los mensajes que considere spam.

¿Cómo crear tu cuenta de correo profesional

Para conseguir un correo profesional necesitas un nombre de dominio y un plan de hosting o alojamiento web.

Utilizarás el mismo dominio que tienes registrado para tu sitio web. Al igual que el mismo servicio de hosting. Solo tienes que asegurarte que el proveedor ofrezca la opción de alojar cuentas de correo electrónico.

Esto supone una inversión extra. No obstante, hay servicios que ofrecen la opción de configurar el correo profesional gratis al contratar alguno de sus planes.

Al registrar el nombre de la web y escoger el servicio de alojamiento, ya puedes configurar tu correo profesional.

Estas son algunas consideraciones que tendrás que tomar en cuenta al escoger el servicio de hosting:

Soporte técnico accesible y si es en tu mismo idioma mejor. Es posible que necesites comunicarte con ellos con frecuencia.

• Que cuenten con sistemas de protección adecuados para la información tanto en la web como en el correo electrónico.
• Esto incluye antivirus que se actualicen con la mayor frecuencia posible.
• Escoge un servicio que tenga un panel de control fácil de usar. En nuestro caso, contamos con Cpanel para manejar el correo. Una de las plataformas más populares. Contáctanos en Twitter si deseas más información al respecto.
• Capacidad de almacenamiento. En Axarnet contamos con tres planes de hosting mail con capacidad de 2GB de espacio de almacenamiento en disco por buzón. En cualquier caso, el servidor de correo electrónico no debería tener menos de 1 GB.
• Cantidad de buzones de correos permitidas. Un negocio pequeño puede necesitar solo una cuenta de correo, pero empresas grandes requieren de varias. Evalúa la cantidad buzones que necesitas para escoger el plan más adecuado.

Datos para crear una cuenta de correo

En términos generales para crear la dirección de email, solo debes iniciar sesión en el hosting e ir a la sección “Correo” o “Email”. El nombre dependerá del servicio que hayas contratado, pero será fácil de identificar. Una vez dentro de la sección, creas las cuentas que necesites.

Para hacerlo solo rellena el formulario que te aparece, colocando el nombre de usuario y la contraseña. Con estos mismos datos accederás a tu cuenta desde el webmail de tu dominio.

El proveedor del servicio de hosting te proporcionará la URL del webmail. Una vez que accedas a la dirección de correo con tu dominio personalizado, podrás configurarlo como lo desees.

Hay distintos servicios a través de los cuales puedes visualizar tu correo. Entre los populares están Roundcube, Horde y SquirrelMail. El que puedes utilizar dependerá del que utilice el hosting donde esté alojado tu correo.

Administración del correo electrónico

El medio principal a través del cual puedes administrar tus cuentas de correo electrónico profesional es en el panel del hosting. Sin embargo, esta no es la única manera de hacerlo.

Hay alternativas online y offline para manejar tus cuentas de correo. Hacerlo de esta forma te permitirá añadir unas ventajas extras como mayor capacidad de almacenamiento.

Los planes de email hosting suelen tener menos capacidad que otras plataformas de correo, esto es una desventaja si recibes muchos mensajes y la bandeja de entrada se llena rápido. Pero si la administra desde otro servicio, aprovechas el almacenamiento que este te ofrezca para que no se pierda nada.

En este caso te explicaremos cómo administrar el correo profesional través de Gmail. Este es uno de los servicios más populares y con el que millones de personas están familiarizados. Si es tu caso, no tienes que complicarte porque desde allí puedes manejar tu correo corporativo.

No solo te olvidarás de los problemas que supone la capacidad de almacenamiento. Si estás migrando de un correo genérico a uno profesional, puedes seguir utilizando la dirección genérica y tener todo en el mismo lugar.

Además de Gmail, puedes hacer lo mismo con otros servicios como Outlook.

Pasos para configurar el correo corporativo en Gmail

Partimos del supuesto que ya tienes una cuenta de correo tanto en Gmail como en el servicio de hosting. Entonces, antes de pasar a configurar la cuenta debes asegurarte de contar con todos los datos que te solicitará Gmail.

Pídele al proveedor de hosting la siguiente información: servidor POP, puerto y servidor SMTP. Los primeros dos los utilizarás para configurar el correo entrante. El último para el saliente.

Para configurar el correo saliente sigue los siguientes pasos:

1. Ingresa a tu cuenta de Gmail y ve a Configuración. Luego seleccionas Cuentas e importación.
2. En la ventana que se despliega aparecerá la opción Comprobar el correo de otras cuentas mediante POP3. Haz clic en el enlace que dice Añadir una cuenta de correo POP3 tuya.
3. Se abrirá una ventana de color amarillo en la que colocarás la dirección desde la cual quieres importar los mensajes.
4. En la pantalla siguiente completas el resto de los datos y pulsas el botón Añadir cuenta.

Al terminar este procedimiento, configura entonces el envío de mensajes. De esta manera, no solo leerás en Gmail los mensajes que lleguen a tu correo corporativo, sino que podrás responder desde la misma plataforma como si lo hicieras desde el panel de control del hosting.

Sigue los siguientes pasos:

1. En la ventana de Cuentas e importación selecciona Enviar mensaje como. Esta opción aparece sobre la anterior. Selecciona Añadir otra dirección de correo tuya.
2. Aparecerá una vez más la pantalla amarilla donde colocarás tu nombre y dirección de correo de tu dominio.
3. En la siguiente pantalla completarás el resto de los datos.

Hay una alternativa más sencilla de configurar para el envío de los mensajes. Después de colocar el nombre y la cuenta de correo en la pantalla amarilla el sistema preguntará si quieres enviar mensajes a través del servidor SMTP o si prefieres enviar desde Gmail.

Selecciona esta última alternativa si no cuentas con los datos del servidor SMTP o prefieres evitar algún posible error. A continuación solo tendrás que verificar la dirección del correo.

Administrar los mensajes a través de un cliente de correo electrónico

Las otras alternativas que mencionábamos en el apartado anterior son los clientes de correo electrónico o Cliente POP. Estos son sotwares que instalas en tu equipo y que te facilitarán la administración de los mensajes.

La diferencia principal entre estos y servicios como los de Gmail o Yahoo, por nombrar algunos, es que si lo instalas en el ordenador, solo podrás ver el correo en él. Lo mismo sucede si es en cualquier otro equipo. Esto puede ser un problema si tienes algún inconveniente y no has hecho respaldo de la información.

Esto no quiere decir que no tengan sus ventajas. Este tipo de programas descargan los mensajes del correo electrónico y libera espacio del servidor. De manera que la capacidad de almacenamiento no se vea afectada.

La configuración de estos gestores de correo suele ser sencilla. Sin embargo, también necesitas contar con datos técnicos como los que mencionábamos en el caso de Gmail.

A continuación mencionaremos algunos de los clientes de correo electrónico que puedes probar.

Thunderbird

Comencemos por uno que ya habíamos mencionado: Mozilla Thunderbird. Es un gestor con software libre de los más recomendados para trabajar con Windows. Es seguro y muy fácil de usar. Te da la opción de integrar las redes sociales y manejarlas desde allí mismo. Además, las carpetas se pueden compartir con otros usuarios.

MailBird

Es otra opción sencilla con soportes para IMAP y POP3. Además de ver la bandeja de entrada de tu correo electrónico también con un calendario y otras aplicaciones que te permitirán gestionar mejor tus mensajes. Se trata de una aplicación paga, pero puedes probar antes su versión gratuita.

SolMail

Permite gestionar varias cuentas desde la misma plataforma. Se puede integrar con múltiples servicios de correo electrónico como Gmail, Yahoo, AOL, Hotmail y muchos más. Soporta los distintos protocoles de mensajería electrónica: IMAP/SMTP/POP3. Es gratis y con una interfaz sencilla de manejar.

Opera Mail

El servicio de cliente de correo de Opera proporciona una manera simple y eficiente de manejar los emails que llegan a tu bandeja de entrada. Cuenta con un sistema de pestañas a través del cual puedes navegar entre varios mensajes al mismo tiempo. Ordena los correos de forma intuitiva y, además, puedes incluir tus propias reglas para mantener todo organizado.

EM Client

Cuenta con una plataforma similar a la de Outlook. Soporta los servicios más populares. Entre sus características encontramos que es capaz de agrupar las conversaciones de forma automática. Asimismo, con un clic traduce los mensajes que estén en un idioma distinto al tuyo. En su versión gratuita puedes manejar dos cuentas de correo.

Esperamos que te haya quedado claro cómo crear tu cuenta de correo profesional y cómo la puedes administrar. En Axarnet no solo contamos con servicio de email hosting, también tenemos otros planes como el de hosting VPS, ideal para una web en crecimiento. Comunícate con nosotros si quieres más información.