Crear reglas de filtros en correo electrónico webmail【Pasos】

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Si tienes una cuenta de correo y quieres agilizar la gestión de todos los emails que recibas, una buena idea es crear reglas de filtro para automatizar tareas al recibir los emails. Si usas webmail para gestionar el correo, también puedes añadir reglas y filtros para procesar los emails que ten envíen y que realicen distintas acciones, según consideremos oportunas. Vamos a ver cómo crear reglas de filtro en webmail, tanto si utilizas Horde, como Roundcube.

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Cómo crear una regla de filtro en Webmail

TABLA DE CONTENIDOS

• Qué es una regla de filtro de correo electrónico
• Cómo crear una regla de filtro en Roundcube
• Cómo crear una regla de filtro en Horde
• Algunos ejemplos de filtros de correo para webmail

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Si tienes una cuenta de correo y quieres agilizar la gestión de todos los emails que recibas, una buena idea es crear reglas de filtro para automatizar tareas al recibir los emails.

Si usas webmail para gestionar el correo, también puedes añadir reglas y filtros para procesar los emails que ten envíen y que realicen distintas acciones, según consideremos oportunas.

Vamos a ver cómo crear reglas de filtro en webmail, tanto si utilizas Horde, como Roundcube.

Qué es una regla de filtro de correo electrónico

Una regla filtro de correo electrónico se trata de una forma de automatizar los emails que recibimos en nuestra cuenta de correo.

Dependiendo del tipo de reglas que se añadan al filtro, la aplicación de correo realizará una acción predeterminada con ese email en concreto.

Por ejemplo, podemos enviar a una carpeta distinta a la bandeja de entrada los emails que recibamos de cierto dominio, contengan algún texto que hayamos indicado con anterioridad o cualquier otro tipo de regla que hayamos establecido.

Esto nos ayuda mucho en la organización de los correos electrónicos que recibimos, sobre todo si recibimos grandes cantidades de correo electrónico en nuestra cuenta.

Las reglas de correo se añaden en el cliente de correo, y si usas webmail también puedes crearlas y utilizarlas, ya que se tratan de clientes de correo muy completos y funcionales, como Roundcube y Horde, los dos clientes webmail que ofrecemos en los alojamientos web que ofrecemos en Axarnet.

Cómo crear una regla de filtro en Roundcube

Si usas Roundcube como cliente de correo webmail y quieres crear una regla de filtro, lo tienes fácil, ya que tienes un apartado específico para este propósito en el propio cliente de correo.

Una vez accedas a la cuenta de correo desde Roundcube, tienes que acceder a la configuración de la cuenta, una vez hayas accedido a la cuenta de correo.

Ten en cuenta que Roundcube tiene diferentes skins de interface, por lo que cambia el aspecto y el sitio donde están las opciones, pero las opciones serán las mismas, en cualquiera de los casos.

Nosotros vamos a utilizar la versión más reciente de Roundcube, la cual se llama Elastic.

Lo primero que tienes que hacer es acceder a Configuración, que encontrarás en la parte izquierda de la pantalla.

Una vez accedas a la configuración, verás que tienes la opción de Filtros en la parte izquierda de la pantalla y al seleccionarlo, verás que ya tienes la opción de Crear.

Para crear que filtro, Roundcube nos pedirá varias cosas, empezando por un nombre del filtro, algo que será sólo para que nosotros podamos identificarlo entre los filtros que tengamos.

Después tenemos una slider en el que podemos indicarle si queremos activar o no el filtro que hayamos creado.

En el apartado Ámbito podemos elegir entre tres opciones:

• Que coincida con todas las reglas siguientes
• Que coincida con cualquiera de las reglas siguientes
• Todos los mensajes

Dependiendo de las necesidades de la regla de filtro, tenemos que escoger la opción correcta. Ten en cuenta que, si seleccionas la opción de Todos los mensajes, no podrás seleccionar las reglas que quieras aplicar.

En la opción Reglas verás que puedes elegir distintas opciones, como el Asunto o De. Luego puedes elegir muchas más opciones como Contiene o Es igual a y, por último, el detonante, que será una palabra, un dominio, una cuenta de correo...

Después debes de determina la Acción que quieres que realice la regla que has establecido.

Aquí tienes varias opciones, como mover el mensaje a una carpeta determinada, redirigirlo a una cuenta de correo externa, enviarlo a spam, eliminarlo, etc...

Y por último sólo tendrás que guardar los cambios.

Si por ejemplo queremos que todos los emails que recibamos de "soporte@axarnet.es" acaben en la bandeja de entrada, la regla que crearíamos sería como se indica en la siguiente imagen:

Puedes añadir más de una regla o más de una acción en el mismo filtro, sólo tienes que pulsar en el botón más (+), para que se aparezca un nuevo campo para añadir una nueva regla o acción.

Después no olvides guardar los cambios para que los cambios se tengan en cuenta y no olvides probar el filtro, si es posible, para confirmar que lo has creado de forma correcta.

Cómo crear una regla de filtro en Horde

Si prefieres usar Horde como cliente webmail, también puedes gestionar las reglas de filtro que necesites.

Lo primero que tienes que hacer es acceder a la cuenta de correo con Horde y usar la rueda dentada para entrar en Opciones > Filtros.

Verás que al acceder te preguntará si quieres activar los cambios en el guion, esto es para aplicar lo filtros en los emails que ya hayas recibido.

Justo encima verás que tienes un enlace a Filtros, debes hacer click ahí para acceder a las opciones de los filtros.

En la siguiente pantalla verás que Horde ya tiene algunas reglas creadas, como la Lista blanca o Lista negra, pero si accedes no debería tener ninguna cuenta añadida, pero ya están creadas por si quieres utilizarlas.

Para crear un nuevo filtro haz click en Nueva regla.

En las opciones para crear un nuevo filtro, lo primero que debemos hacer es darle un nombre identificativo.

Después tenemos dos opciones:

• Todo lo siguiente Para que el email tenga en cuenta todas las reglas que se añadan.
• Cualquiera de lo siguiente Para que tenga el filtro se aplique si el email contiene cualquiera de las reglas que añadamos.

Después tenemos que seleccionar un campo, como el remitente, asunto, etc..., después lo que tiene que tener en cuenta, como si es Igual a, Empieza por, etc... y por último el campo del texto, dominio, emiil, etc...

Ten en cuenta que cada vez que rellenes un campo, aparecerá otro por si quieres utilizarlo, si no es necesario, sólo tienes que dejarlo sin rellenar.

Después tiene que indicar qué acción quieres que haga, como reenviarlo o trasladar el email a una carpeta en concreto.

También puedes eliminarlo, rechazarlo, enviarlo a spam.... lo que necesites.

En Horde, también te da la opción de marcado del email, por si quieres que se marque como leído, respondido, eliminado... No olvides guardar los cambios para que la regla empiece a trabajar.

Una vez creado lo verás en la pantalla Reglas y tendrás la opción de editarlo o eliminarlo si así lo consideras oportuno.

Y estos serían los pasos para crear una nueva regla de filtro en el cliente de webmail Horde.

Algunos ejemplos de filtros de correo para webmail

Una vez sepas utilizar las reglas de filtro en tu cuenta de correo, podrás gestionar los emails que recibas de una manera mucho más efectiva.

Puedes crear filtros para casi cualquier cosa, algos ejemplo más habituales son:

• Mover correos a una carpeta distinta a la bandeja de entrada De esta manera puedes juntar todos los emails de un mismos remitente o dominio en una misma carpeta.

• Reenviar correos recibidos

  Podemos crear redirecciones de correo, ya sea a una cuenta de nuestro propio dominio o externa. en vez de reenviar todos los emails, creando un filtro se reenviarán sólo los emails que necesitemos.

• Responder de manera automáticas a los correos Si necesites que se envíe una respuesta automática, también puedes crear un filtro para esto, puedes seleccionar todos los emails, por ejemplo, cuando estés de vacaciones o sólo algunos emails recibidos.

• Enviar a spam o eliminar emails Puedes crear un filtro para eliminar o enviar a spam los emails que recibas de ciertos dominios o que contengan algún tipo de palabras o asunto. Esto es muy útil si tenemos problemas de spam o no conseguimos darnos de baja en algún newsletter.

Estos son los usos más habituales, pero como has podido ver las combinaciones de reglas pueden ser de los más variadas, para que puedan adaptarse a las necesidades de cada usuario.

Conclusión

Ya has visto cómo, las reglas de filtro son muy útiles para gestionar y administrar los correos electrónicos que recibamos.

Usar webmail no es ningún problema para crear reglas de filtro, tanto si usas Roundcube como Horde.

Eso sí, ten en cuenta que los filtros se crean en cada cliente de correo, así que los que crees en Horde no los verás en Roundcube, ni viceversa.

Si usas un cliente de correo tipo Outlook o Thunderbird, tampoco podrás compartir los filtros, tendrás que crearlos en el cliente de correo que utilices, aunque ya has visto que es muy sencillo crearlos.