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Si estás pensando contratar algún plan de Microsoft 365 para llevarte la oficina a donde quiera que vayas, en este blog, te explicamos 10 soluciones que te aportan los nuevos planes de Office para tu día a día laboral.

Y es que para las pequeñas y grandes empresas es crucial buscar soluciones que les reporten una mejora en la productividad y sobre todo, una mayor seguridad y flexibilidad, sobre todo teniendo en cuenta la dura situación que se vive a nivel mundial, provocada por la crisis del COVID-19.

1. Puedes trabajar desde cualquier lugar.

Una de las principales soluciones que te ofrece tener un plan contratado de Microsoft 365 es que puedes trabajar desde cualquier lugar. Y para ello no tienes que descargarte ninguna aplicación ni ningún software en tu equipo, ya que las tienes accesible desde cualquier punto que tenga acceso a Internet, gracias a su uso en la nube. Allí podrás almacenar tus documentos y tendrás tus aplicaciones con acceso online.

2. Puedes compartir archivos con tus compañeros y trabajar en tiempo real editando el archivo.

Olvídate de enviar el archivo adjunto en tu correo electrónico a un compañero para que podáis trabajar el documento de manera colaborativa. Ahora trabajar tus informes, proyectos y contratos es sencillo e incluso lo puedes hacer en tiempo real. Lo único que tienes que hacer es subir el documento a la nube y compartirlo con tus compañeros. Todos podrán ver las ediciones en tiempo real de los documentos y cada cambio se sincroniza y se guarda de manera automática.

Imagínate que tienes una academia y quieres trabajar con uno de los profesores el temario a impartir de un curso específico. Compártelo con él y podréis trabajar ambos en el documento al mismo tiempo. Después podrás controlar las versiones realizadas del mismo documento.

3. Todos tus archivos a buen recaudo gracias a One Drive.

Si hacer las copias de seguridad de tus documentos es un verdadero quebradero de cabeza para ti, Microsoft 365 también te ayuda en esto. Con One Drive tienes a tu disposición diferentes cuotas de almacenamiento para guardar tus documentos en la nube y acceder a ellos siempre que los necesites y desde cualquier sitio y dispositivo.

Además puedes liberar espacio de tu ordenador y trabajar los documentos desde cualquier equipo. Tienes la posibilidad de hacer copias de seguridad y proteger tus documentos, ya que si pierdes tu equipo, estos seguirán a buen recaudo en la nube.

4. Herramientas para realizar reuniones en cualquier espacio.

Con Microsoft 365 tienes acceso a un conjunto de herramientas que te facilitarán tener reuniones con tus clientes y compañeros desde cualquier espacio, simplemente teniendo una conexión a internet. Con Skype empresarial, tendrás acceso a una solución de videoconferencia y meeting completa. Incluye mensajería, voz, video y la posibilidad de realizar presentaciones y compartir tu pantalla para explicar algún concepto.

En Yammer tendrás un aliado para que el personal de tu empresa pueda comunicarse de manera fluida y compartir conocimiento. Con Microsoft Teams, podrás acceder a diferentes herramientas de comunicación como chats, videoconferencias, notas, planner, para colaborar entre los diferentes integrantes del equipo.

5. Trabajar desde cualquier dispositivo.

En muchas ocasiones, necesitamos acceder a un presupuesto o a un contrato y no tenemos un ordenador delante. Con Microsoft 365 tienes acceso a todos tus documentos desde cualquier dispositivo, pudiendo trabajar con aquel con el que te sientas más cómodo en cada momento.

6. Correo y calendario y herramientas de organización.

Con Microsoft 365 tienes acceso a la solución de correo Exchange para realizar una gestión más productiva de tu bandeja de email, posibilitando un trabajo más eficiente gracias a la calendarización. En Microsoft 365 encuentras una herramienta que se adaptará a tu forma de trabajar proporcionando una organización de los correos electrónicos que muestra primero aquellos correos que son más importantes. Además el calendario capturará los eventos del correo electrónico.

Con Microsoft Planner, podrás organizar el trabajo en equipo con una administración de tareas intuitiva y visual. Podrás crear tableros Kanban con tarjetas con etiquetas y contenido adjunto.

7. Utilizar tus aplicaciones favoritas como Word y Excel en escritorio pero también online y que siempre estén actualizadas.

Contratando un plan de Microsoft 365 te olvidas de las licencias de Word y Excel, ya que tendrás acceso a tus aplicaciones favoritas de Office tanto en escritorio como online y además siempre estarán actualizadas.

Se trata del mismo Office que has usado durante años, es decir que ya conoces los programas y sabes manejarlos, pero con todas las ventajas de hacerlo en la nube. En este sentido, puedes gastar tu tiempo en trabajar haciendo tus presentaciones con PowerPoint, tus documentos de texto con Word o gestionando diferentes datos con Excel, y Microsoft 365 se encarga de las actualizaciones y la sincronización de estos documentos.

8. Los archivos que editas en tu escritorio se sincronizan para tenerlos siempre actualizados.

Si quieres trabajar en tu PC o Mac con un archivo en concreto, siempre tienes la opción de sincronizarlo y almacenarlo en la nube de OneDrive. Además podrás compartir archivos con contactos externos.

9. Control de versiones y máxima seguridad a la hora de compartir.

Con Microsoft 365 tienes la posibilidad de colaborar mediante la coautoría en tiempo real para que varios usuarios puedan trabajar en un mismo documento de forma simultánea. En este sentido, además puedes tener acceso a las diferentes versiones de un mismo documento, para poder acceder a una versión anterior en caso de error.

10. Acceso a un listado de herramientas interesantes que puedes implementar en tu negocio.

Con Microsoft 365 tienes acceso a las últimas versiones de aplicaciones y servicios esenciales como Word, Excel, PowerPoint pero también a otras herramientas interesantes que puedes implementar como OneNote para crear notas rápidas, To Do, para planificarte tu día a día con una lista de tareas, Sway, para crear presentaciones visualmente llamativas en pocos minutos, o Visio, la aplicación de mapas mentales de Office que te ayudará a crear y dibujar de forma fácil diagramas de flujo y organigramas.



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