Qué es y para qué sirve un plan de comunicación【Pasos】

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Un plan de comunicación es una herramienta vital para las empresas donde se establecen los objetivos de comunicación que una empresa quiere lograr en un tiempo determinado. Además suele ser un documento donde se establecen las estrategias para potenciar cómo conseguir clientes nuevos.

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Plan de comunicación: qué es y para qué te sirve en tu empresa

TABLA DE CONTENIDOS

• Qué es un plan de comunicación
• Para qué sirve un plan de comunicación
• Plan de comunicación interno
• Plan de comunicación externo
• Pasos para elaborar un plan de comunicación

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Qué es un Plan de Comunicación

Un plan de comunicación es un documento donde una empresa establece qué contenidos, por qué medio y cuándo va a comunicar una serie de acontecimientos o noticias destacadas. Se trata de un documento que complementa el Plan de Marketing y que ayuda en este sentido a captar clientes nuevos.

Podríamos decir que se trata de una especie de hoja de ruta donde plasmas en un papel los objetivos que tienes como empresa comunicar. Entre los contenidos que se pueden comunicar están informaciones sobre tu portfolio de productos o acciones que vas a realizar, entre otros.

Dependiendo del público al que van dirigidos esas acciones o comunicaciones, podemos distinguir dos tipos de planes de comunicación: plan de comunicación interna y plan de comunicación externa. Además con la repercusión y auge de las redes sociales, también se debe contemplar que haya una parte para la comunicación online y la comunicación offline.

Para qué sirve un plan de comunicación

Un plan de comunicación puede ser una gran herramienta de análisis y de previsión, ya que normalmente en él vamos a planificar de forma ordenada, y tras haber pensado una estrategia, las acciones que se deben seguir para transmitir el mensaje que deseas. En este sentido, suele ser un documento de guía que ayuda a unificar el mensaje de la empresa.

Es recomendable que el plan de comunicación sea colaborativo, es decir que participen los empleados aportando sus ideas y de igual modo, hacerlos partícipes después de lo conseguido.

Un buen plan de comunicación va a fortalecer en este sentido la unidad de la marca y por tanto, la imagen de empresa. Además te ayuda a conocer qué necesitas para llevar a cabo cualquier acción, conocer mejor a tus clientes objetivos y tener un mensaje homogéneo.

Plan de comunicación interno

Es la parte del plan de comunicación que va dirigida a los empleados de la empresa. En él se contemplan todas las acciones que se van a realizar para fomentar la comunicación entre los trabajadores y el conocimiento que los propios trabajadores van a tener de la empresa.

Contar con herramientas donde pueda fluir la comunicación, va a ayudar a mejorar el clima laboral, lo que a su vez va a tener una repercusión en lo externo.

Plan de comunicación externo

Es el grueso dentro del plan de comunicación, donde se contemplan todas las acciones que se van a realizar para llegar al público objetivo y para mejorar la imagen de la empresa. En este sentido, se deben contemplar todas las acciones y estrategias que se van a llevar a cabo en la parte online, teniendo en cuenta redes sociales, página web, email marketing y todas aquellas acciones que se lleven a cabo a través de Internet.

Pero también debes tener en cuenta que no toda la comunicación se debe basar en el online, y que en este sentido, puedes llevar a cabo estrategias en medios de comunicación, cartelería, etc.

Pasos para elaborar un plan de comunicación

1. Análisis.
   A la hora de plantearte hacer un plan de comunicación para tu empresa, lo primero que tendrás que analizar es de qué situación partes y en dónde te encuentras. Para ello es importante realizar un análisis del entorno y estudiar a tu competencia y quizás un análisis DAFO pueda servirte de ayuda.
   En un análisis DAFO, estudias las Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades que tiene tu empresa teniendo en cuenta el análisis de la situación interna de la empresa y de la situación externa.
   Es importante ser conscientes del mercado en el que se mueve tu empresa, cómo es, cómo está evolucionando y cómo es tu competencia. Y también es importante detectar cómo estamos nosotros, en qué punto y con qué recursos podemos contar.
2. Establecer objetivos
   Una vez que has analizado bien todos los factores externos e internos, el siguiente punto sería definir tus objetivos. Lo ideal es que utilices la metodología SMART, es decir que sean objetivos específicos, medibles, alcanzables, orientados a resultados y con una temporización. De nada te sirve establecerte un objetivo que tú mismo sabes de antemano que no vas a poder cumplir.
3. Definit tu target
   Otra cuestión crucial dentro de tu plan de comunicación es establecer quién es tu público objetivo. Cada empresa dependiendo de sus objetivos va a tener un público determinado. Intenta crear tu Buyer Persona, es decir quién es tu comprador. Para ello es muy útil describirlo: ¿es hombre o mujer? ¿qué edad tiene? ¿tiene estudios? ¿a qué se dedica? ¿qué hobbys tiene?
   Dependiendo de cómo sea tu target o público objetivo, así será tu mensaje, el tono y decidirás por qué canales enviarlo. ¿A qué no utiliza la misma red social tu hija o hijo que tú? Pues eso, tener claro a quién te diriges puede ayudarte a optimizar tus recursos.
4. Define tu mensaje
   Una vez tengas claro quién es tu público objetivo, define cómo va a ser tu mensaje. Establece el tono, es decir, deja escrito si debes comunicarte en tercera persona o tutear a tu público. A qué tipo de necesidades va a dar respuesta y cómo va a ser.
   Para establecer tu mensaje pregúntate qué puede interesarle a tu público objetivo, y empatiza con él. Ponte en su lugar y sobre todo, acude a personas de ese tipo. Pregunta, pregunta y pregunta.
5. Establece qué canales vas a usar
   No tienes por qué estar en todos lados, en este sentido, quizás tu target no use todas las redes sociales y con estar en una te sirva. Ten eso en cuenta. Establece los canales offline como medios de comunicación tradicionales, vallas publicitarias, cartelería y eventos y también los canales online como la web, blog, redes sociales, email, podcasts, etc.
6. Fija un presupuesto
   Establece primero con qué recursos cuentas (tanto humanos como materiales) y tras esto, decide cuánto puedes dedicar monetariamente hablando a conseguir llevar a cabo tu plan y cada acción en particular.
   Ten en cuenta que por ejemplo si no cuentas con personas dentro de tu empresa que sepan diseñar, tendrás que contemplar hacerlo de forma externa y todos esos gastos deben aparecer en el plan de comunicación.
7. Establece tu estrategia y calendariza las acciones
   Si ya tienes el presupuesto, el mensaje y el canal, lo siguiente será establecer qué acciones vas a realizar y ponerlas en un calendario. Es lo que se llama plantear un Plan de acción. Cada acción debe tener una duración y estar lo más descrita posible. Si se divide en subtareas, déjalo reseñado también.
8. Analiza los resultados obtenidos
   Establece también cómo vas a medir qué resultados ha tenido el Plan de Comunicación. Lo ideal es hacer un Plan de Comunicación anual y quizás ir midiendo resultados cada trimestre para que puedas pivotar o replantear estrategia en caso de que algo no haya funcionado cómo tú habías planteado.

Conclusión

Un plan de comunicación es una buena herramienta para plantear la estrategia de contenidos de tu empresa. Si aún no lo has hecho, comienza a hacerlo con estos cómodos pasos.